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E-Mail

Lassen Sie Ihre AI die E-Mails beantworten, die Ihre Kunden bereits an Sie senden — ohne dass sie eine neue Adresse lernen müssen.

Überblick

Das ist Weiterleitung, keine Postfach-Verknüpfung. Sie behalten hello@yourbusiness.com genau so, wie es heute ist, und fügen bei Ihrem E-Mail-Anbieter eine Regel hinzu, die eine Kopie jeder eingehenden Nachricht an eine private Adresse sendet, die wir Ihnen geben. Wir melden uns nie in Ihrem Postfach an und sehen keine E-Mails, die Sie nicht weiterleiten. Ihre Kunden schreiben weiterhin an dieselbe Adresse wie bisher, und Ihre AI antwortet im selben E-Mail-Thread, unter Ihrem Firmennamen.

Sie müssen sich nicht für alles oder nichts entscheiden. Jeder Anbieter erlaubt es, alles weiterzuleiten oder eine Regel einzurichten, sodass nur bestimmte E-Mails durchkommen — zum Beispiel nur Nachrichten an info@ oder nur E-Mails von außerhalb Ihres Unternehmens.

Features

Ihr bestehendes Postfach, weitergeleitet

Entagl gibt Ihnen eine private Adresse, die nur zu Ihrem Unternehmen gehört. Sie richten bei Ihrem E-Mail-Anbieter eine Weiterleitungsregel ein, die auf diese Adresse verweist. Ab dann erreicht eine Kopie jeder eingehenden E-Mail Ihre AI, während die Originalnachricht unverändert in Ihrem eigenen Posteingang bleibt. Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind im Einrichtungsbildschirm für Gmail und Google Workspace, Outlook.com, Microsoft 365, das mit Ihrer Domain gelieferte Postfach (Hostinger, Namecheap, GoDaddy, Bluehost, cPanel), Apple iCloud, Yahoo, Zoho, Proton und Fastmail integriert — plus eine allgemeine Anleitung für alles andere.

Antworten, Entwurf oder gar nicht

Drei Optionen, und Sie können sich jederzeit umentscheiden. Automatisch antworten — die AI schreibt und sendet die Antwort im selben Thread. Einen Entwurf für mich erstellen — die AI schreibt die Antwort, sendet sie aber nicht; Sie geben sie in Ihrem Posteingang frei oder verwerfen sie. Nicht antworten — die E-Mail wird für Sie abgelegt und es wird nichts erstellt. Arbeitsbereiche, die Gesundheitsdaten verarbeiten, starten mit Entwürfen.

Es schreibt einen Brief, keine Chat-Nachricht

E-Mail ist kein Chat, deshalb ist auch die Antwort entsprechend aufgebaut: eine kurze Begrüßung, kurze Absätze, jede Frage der Reihe nach beantwortet, eine höfliche Schlusszeile und darunter Ihre Signatur. Keine Emojis, keine Chatblasen. Außerdem wartet es vor dem Antworten einen Moment — ein Kunde, der zwei E-Mails im Abstand von einer Minute schickt, erhält eine Antwort statt zwei.

Optional von Ihrer eigenen Domain senden

Standardmäßig kommt die Antwort von Ihrem Firmennamen, mit Ihrem Postfach als Antwortadresse, und einige Mail-Apps zeigen einen kleinen Hinweis "gesendet über". Wenn Sie möchten, dass die E-Mail von Ihrer eigenen Adresse kommt, ohne dass erkennbar ist, dass sie in Ihrem Auftrag gesendet wurde, fügen Sie Ihre Domain hinzu und veröffentlichen Sie drei DNS-Einträge. Das ist optional und die meisten Unternehmen brauchen es nie.

Häufige Aufgaben

E-Mail-Weiterleitung einrichten

Ungefähr 10 min
  1. Gehen Sie zu Kanäle → E-Mail und aktivieren Sie den Kanal. Entagl erstellt eine private Weiterleitungsadresse für Ihr Unternehmen.
  2. Kopieren Sie diese Adresse. Halten Sie sie privat — jeder, der sie kennt, kann E-Mails in Ihren Posteingang senden, und Sie können jederzeit eine neue erstellen, falls sie jemals öffentlich wird.
  3. Suchen Sie Ihren E-Mail-Anbieter in der Liste unter der Adresse und öffnen Sie die Anleitung. Sie enthält die genauen Menüs in der richtigen Reihenfolge für diesen Anbieter.
  4. Folgen Sie den Schritten bei Ihrem Anbieter. Achten Sie auf die eine Einstellung, die Ihre eigene Kopie nach dem Weiterleiten LÖSCHEN würde — jede Anleitung weist darauf hin, und Sie möchten Ihre Kopie immer behalten.
  5. Einige Anbieter senden vor dem Start der Weiterleitung einen Bestätigungscode oder Link an Ihre private Adresse. Sie können dieses Postfach nicht öffnen, bleiben Sie also auf der Entagl-Seite — alles, was dort ankommt, wird Ihnen dort angezeigt, normalerweise innerhalb einer Minute.
  6. Wählen Sie im Tab Einstellungen, was die AI mit Ihren E-Mails tun soll: selbst antworten, einen Entwurf für Sie erstellen oder sich heraushalten. Legen Sie dabei auch Ihre Signatur und Ihre Antwort-an-Adresse fest.
  7. Testen Sie es. Senden Sie von einem anderen E-Mail-Konto eine Nachricht an Ihre Geschäftsadresse. Innerhalb von ein bis zwei Minuten sollte sie SOWOHL in Ihrem eigenen Posteingang als auch in Ihrem Entagl-Posteingang erscheinen. Wenn sie nur an einem Ort erscheint, stoppen Sie und beheben Sie das Problem, bevor Sie sich auf den Kanal verlassen.

Nur einige Ihrer E-Mails weiterleiten

Ungefähr 5 min
  1. Entscheiden Sie, was die AI erhalten soll — alles oder nur einen Teil davon. Häufige Optionen sind nur Nachrichten an info@ oder bookings@ oder nur E-Mails von außerhalb Ihres Unternehmens.
  2. Erstellen Sie bei Ihrem Anbieter statt einer einfachen Weiterleitung eine Regel. Gmail nennt das Filter, Outlook und Microsoft 365 nennen sie Regeln, Fastmail nennt sie Filter & Regeln, Apple nennt sie Regeln.
  3. Verweisen Sie die Regel auf Ihre private Entagl-Adresse und stellen Sie sicher, dass eine Kopie in Ihrem eigenen Posteingang bleibt. Alles, was die Regel nicht trifft, wird nie weitergeleitet, also sehen wir es auch nie.

Einen Entwurf prüfen, bevor er gesendet wird

Ungefähr 2 min
  1. Wählen Sie im Tab Einstellungen Einen Entwurf für mich erstellen. Die AI liest weiterhin jede E-Mail und schreibt weiterhin die Antwort — sie sendet sie nur nicht.
  2. Öffnen Sie die Unterhaltung in Ihrem Posteingang. Ein wartender Entwurf wird oben im Thread markiert, und die Antwortkarte hat die Schaltflächen Senden und Verwerfen.
  3. Senden Sie sie oder verwerfen Sie sie. Ein verworfener Entwurf bleibt erhalten und wird als verworfen markiert statt gelöscht, sodass Sie sehen können, was die AI vorgeschlagen hat und dass jemand beschlossen hat, ihn nicht zu senden.

Antworten von Ihrer eigenen Domain senden

Ungefähr 15 min
  1. Öffnen Sie den Tab Sendedomain und geben Sie Ihre Unternehmensdomain ein — yourclinic.com, nicht eine E-Mail-Adresse.
  2. Entagl zeigt drei DNS-Einträge an, die veröffentlicht werden müssen. Kopieren Sie jeden einzelnen genau wie angezeigt in die DNS-Einstellungen Ihres Domain-Anbieters.
  3. Kommen Sie zurück und klicken Sie auf Erneut prüfen. DNS kann einige Minuten bis Stunden brauchen, um sich zu verbreiten; es geht nichts verloren, wenn es noch nicht bereit ist.
  4. Sobald die Domain als verifiziert angezeigt wird, setzen Sie Antworten senden von auf eine Adresse derselben Domain. Bis dahin werden Antworten weiterhin mit dem Standard-Absender versendet.
  5. Senden Sie sich selbst eine Test-E-Mail und prüfen Sie, was in Ihrer Mail-App in der Absenderzeile steht.

Tipps

Aktivieren Sie niemals die Einstellung, die die Originalnachricht nach dem Weiterleiten löscht. Sie leert Ihren eigenen Posteingang dauerhaft, und kein Anbieter warnt Sie zweimal. Jede Anleitung auf dem Einrichtungsbildschirm nennt die genaue Bezeichnung, die Ihr Anbieter dafür verwendet.
Werfen Sie in den ersten zwei Wochen gelegentlich einen Blick in Ihren Spam- oder Junk-Ordner. Jeder Anbieter filtert Spam VOR dem Weiterleiten, daher erreicht eine echte Kundenanfrage, die fälschlich als Junk markiert wurde, Ihre AI nie. Das Markieren als "kein Spam" behebt zukünftige Fälle.
Fügen Sie Lieferanten, Newsletter und No-Reply-Adressen auf dem Tab Nie antworten an hinzu. Deren E-Mails werden weiterhin in Ihrem Posteingang abgelegt — sie bekommen nur nie eine automatische Antwort.
Die AI hält sich standardmäßig aus Gruppen-E-Mails heraus: Wenn Sie nur in CC sind oder mehrere Personen in der Nachricht stehen, legt sie die E-Mail für eine Person ab, statt zu antworten. Das können Sie im Tab Einstellungen ändern.

Häufig gestellte Fragen

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