Μετάβαση στο περιεχόμενο
Προγραμματιστές
Κανάλια & ενσωματώσεις

Email

Αφήστε την AI σας να απαντά στα emails που ήδη σας στέλνουν οι πελάτες σας — χωρίς να χρειάζεται να μάθουν νέα διεύθυνση.

Επισκόπηση

Αυτό είναι forwarding, όχι σύνδεση mailbox. Κρατάτε το hello@yourbusiness.com ακριβώς όπως είναι σήμερα και προσθέτετε έναν κανόνα στον δικό σας πάροχο email που στέλνει ένα αντίγραφο κάθε εισερχόμενου μηνύματος σε μια ιδιωτική διεύθυνση που σας δίνουμε εμείς. Δεν συνδεόμαστε ποτέ στο mailbox σας και δεν βλέπουμε mail που δεν προωθείτε. Οι πελάτες σας συνεχίζουν να γράφουν στην ίδια διεύθυνση που χρησιμοποιούσαν πάντα και η AI σας απαντά στο ίδιο email thread, με το όνομα της επιχείρησής σας.

Δεν είστε υποχρεωμένοι σε όλα ή τίποτα. Κάθε πάροχος σάς επιτρέπει να προωθείτε τα πάντα ή να ορίσετε έναν κανόνα ώστε να περνά μόνο συγκεκριμένο mail — μόνο μηνύματα προς info@, για παράδειγμα, ή μόνο mail από έξω από την εταιρεία σας.

Δυνατότητες

Το υπάρχον mailbox σας, με forwarding

Το Entagl σας δίνει μια ιδιωτική διεύθυνση που ανήκει μόνο στην επιχείρησή σας. Προσθέτετε έναν κανόνα forwarding στον πάροχο email σας που δείχνει σε αυτήν. Από εκεί και πέρα, ένα αντίγραφο από κάθε εισερχόμενο email φτάνει στην AI σας, ενώ το αρχικό παραμένει ακριβώς όπως πριν στο δικό σας inbox. Αναλυτικές οδηγίες βήμα προς βήμα υπάρχουν μέσα στην οθόνη ρύθμισης για Gmail και Google Workspace, Outlook.com, Microsoft 365, το mailbox που συνοδεύει το domain σας (Hostinger, Namecheap, GoDaddy, Bluehost, cPanel), Apple iCloud, Yahoo, Zoho, Proton και Fastmail — καθώς και ένας γενικός οδηγός για οτιδήποτε άλλο.

Απαντήστε, κάντε draft ή μείνετε εκτός

Τρεις επιλογές, και μπορείτε να αλλάξετε γνώμη οποιαδήποτε στιγμή. Reply automatically — η AI γράφει και στέλνει την απάντηση στο ίδιο thread. Write a draft for me to check — η AI γράφει την απάντηση αλλά δεν τη στέλνει· εσείς την εγκρίνετε ή την απορρίπτετε στο inbox σας. Do not reply — το email αρχειοθετείται για εσάς και δεν δημιουργείται τίποτα. Οι χώροι εργασίας που χειρίζονται δεδομένα υγείας ξεκινούν με drafts.

Γράφει σαν γράμμα, όχι σαν μήνυμα chat

Το email δεν είναι chat, οπότε η απάντηση διαμορφώνεται ανάλογα: σύντομος χαιρετισμός, μικρές παράγραφοι, κάθε ερώτηση απαντημένη με τη σειρά, μία ευγενική καταληκτική πρόταση και η υπογραφή σας από κάτω. Χωρίς emoji, χωρίς chat bubbles. Επίσης περιμένει λίγο πριν απαντήσει — ένας πελάτης που στέλνει δύο emails με διαφορά ενός λεπτού παίρνει μία απάντηση αντί για δύο.

Αποστολή από το δικό σας domain (προαιρετικό)

Από προεπιλογή η απάντηση προέρχεται από το όνομα της επιχείρησής σας, με το mailbox σας ως reply address, και ορισμένες εφαρμογές email εμφανίζουν μια μικρή σημείωση "sent via". Αν προτιμάτε το email να φαίνεται ότι στάλθηκε από τη δική σας διεύθυνση χωρίς καμία ένδειξη ότι στάλθηκε για εσάς, προσθέστε το domain σας και δημοσιεύστε τρία DNS records. Αυτό είναι προαιρετικό και οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν το χρειάζονται ποτέ.

Συχνές εργασίες

Ρύθμιση email forwarding

Περίπου 10 λεπτά
  1. Πηγαίνετε στο Channels → Email και ενεργοποιήστε το κανάλι. Το Entagl δημιουργεί μια ιδιωτική forwarding address για την επιχείρησή σας.
  2. Αντιγράψτε αυτή τη διεύθυνση. Κρατήστε τη ιδιωτική — όποιος τη γνωρίζει μπορεί να στέλνει mail στο inbox σας, και μπορείτε να δημιουργήσετε νέα οποιαδήποτε στιγμή αν διαρρεύσει.
  3. Βρείτε τον πάροχο email σας στη λίστα κάτω από τη διεύθυνση και ανοίξτε τον οδηγό του. Σας δίνει τα ακριβή μενού, με τη σειρά, για τον συγκεκριμένο πάροχο.
  4. Ακολουθήστε τα βήματα στον πάροχό σας. Προσέξτε τη μία ρύθμιση που θα ΔΙΕΓΡΑΦΕ το δικό σας αντίγραφο μετά το forwarding — κάθε οδηγός την επισημαίνει και πάντα θέλετε να κρατήσετε το αντίγραφό σας.
  5. Ορισμένοι πάροχοι στέλνουν ένα confirmation code ή link στην ιδιωτική σας διεύθυνση πριν ξεκινήσει το forwarding. Δεν μπορείτε να ανοίξετε αυτό το mailbox, οπότε μείνετε στη σελίδα του Entagl — ό,τι φτάσει εμφανίζεται εκεί, συνήθως μέσα σε ένα λεπτό.
  6. Στην καρτέλα Settings, επιλέξτε τι κάνει η AI με το email σας: να απαντά μόνη της, να γράφει ένα draft για εσάς ή να μένει εκτός. Ρυθμίστε και την υπογραφή σας και τη διεύθυνση reply-to όσο είστε εκεί.
  7. Κάντε δοκιμή. Από διαφορετικό email account, στείλτε μήνυμα στη διεύθυνση της επιχείρησής σας. Μέσα σε ένα ή δύο λεπτά θα πρέπει να εμφανιστεί ΚΑΙ στο δικό σας inbox και στο inbox του Entagl. Αν εμφανίζεται μόνο σε ένα σημείο, σταματήστε και διορθώστε το πριν βασιστείτε στο κανάλι.

Προωθήστε μόνο μέρος του email σας

Περίπου 5 λεπτά
  1. Αποφασίστε τι πρέπει να φτάνει στην AI — όλα ή μόνο μέρος τους. Συνήθεις επιλογές είναι μόνο μηνύματα προς info@ ή bookings@, ή μόνο mail από έξω από την εταιρεία σας.
  2. Στον πάροχό σας, δημιουργήστε έναν κανόνα αντί για απλό forward. Το Gmail τα ονομάζει filters, το Outlook και το Microsoft 365 τα λένε rules, το Fastmail τα λέει Filters & Rules, και η Apple τα λέει Rules.
  3. Κατευθύνετε τον κανόνα στην ιδιωτική σας διεύθυνση Entagl και βεβαιωθείτε ότι κρατά αντίγραφο στο δικό σας inbox. Ό,τι δεν ταιριάζει στον κανόνα δεν προωθείται ποτέ, οπότε δεν το βλέπουμε.

Ελέγξτε ένα draft πριν φύγει

Περίπου 2 λεπτά
  1. Στην καρτέλα Settings επιλέξτε Write a draft for me to check. Η AI εξακολουθεί να διαβάζει κάθε email και να γράφει την απάντηση — απλώς δεν τη στέλνει.
  2. Ανοίξτε τη συζήτηση στο Inbox σας. Ένα draft σε αναμονή σημειώνεται στην κορυφή του thread και η κάρτα της απάντησης έχει Send και Discard.
  3. Στείλτε το ή απορρίψτε το. Ένα απορριφθέν draft διατηρείται και επισημαίνεται ως discarded αντί να διαγράφεται, ώστε να μπορείτε να δείτε τι πρότεινε η AI και ότι κάποιος επέλεξε να μην το στείλει.

Στείλτε απαντήσεις από το δικό σας domain

Περίπου 15 λεπτά
  1. Ανοίξτε την καρτέλα Sending domain και εισαγάγετε το domain της επιχείρησής σας — yourclinic.com, όχι κάποια διεύθυνση.
  2. Το Entagl εμφανίζει τρία DNS records για δημοσίευση. Αντιγράψτε το καθένα στις ρυθμίσεις DNS του παρόχου του domain σας ακριβώς όπως εμφανίζεται.
  3. Επιστρέψτε και πατήστε Check again. Το DNS μπορεί να χρειαστεί από λίγα λεπτά έως λίγες ώρες για να διαδοθεί· δεν χάνεται τίποτα αν δεν είναι ακόμη έτοιμο.
  4. Μόλις εμφανιστεί ως επιβεβαιωμένο, ορίστε το Send replies from σε μια διεύθυνση του ίδιου domain. Μέχρι να το κάνετε, οι απαντήσεις θα συνεχίσουν να στέλνονται με τον προεπιλεγμένο αποστολέα.
  5. Στείλτε στον εαυτό σας ένα test email και ελέγξτε τι γράφει η γραμμή του αποστολέα στην εφαρμογή email σας.

Συμβουλές

Ποτέ μην επιλέγετε τη ρύθμιση που διαγράφει το αρχικό μήνυμα μετά το forwarding. Αδειάζει οριστικά το δικό σας inbox και κανένας πάροχος δεν σας προειδοποιεί δύο φορές. Κάθε οδηγός στην οθόνη ρύθμισης αναφέρει την ακριβή διατύπωση που χρησιμοποιεί ο πάροχός σας.
Για τις πρώτες δύο εβδομάδες, ρίχνετε μια ματιά στον φάκελο spam ή junk. Κάθε πάροχος φιλτράρει το spam ΠΡΙΝ το forwarding, οπότε μια γνήσια ερώτηση πελάτη που χαρακτηρίζεται λανθασμένα ως junk δεν φτάνει ποτέ στην AI σας. Το να το επισημάνετε ως "not spam" διορθώνει τα επόμενα.
Προσθέστε προμηθευτές, newsletters και διευθύνσεις no-reply στο Never reply to στην καρτέλα Settings. Το mail τους εξακολουθεί να αρχειοθετείται στο inbox σας — απλώς δεν παίρνει ποτέ αυτόματη απάντηση.
Η AI μένει εκτός ομαδικών emails από προεπιλογή: αν είστε απλώς σε cc ή αν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες στο μήνυμα, αρχειοθετεί το mail για άνθρωπο αντί να απαντήσει. Μπορείτε να το αλλάξετε στην καρτέλα Settings.

Συχνές ερωτήσεις

Ήταν χρήσιμη αυτή η σελίδα;