Laissez votre AI répondre aux emails que vos clients vous envoient déjà — sans nouvelle adresse à leur faire apprendre.
Aperçu
Il s’agit d’un transfert, pas d’une connexion à votre boîte mail. Vous gardez hello@yourbusiness.com exactement comme aujourd’hui, et vous ajoutez une règle chez votre fournisseur de messagerie qui envoie une copie de chaque message entrant vers une adresse privée que nous vous fournissons. Nous ne nous connectons jamais à votre boîte mail, et nous ne voyons jamais les messages que vous ne transférez pas. Vos clients continuent d’écrire à la même adresse qu’avant, et votre AI répond dans le même fil d’email, au nom de votre entreprise.
Vous n’êtes pas forcé de tout ou rien. Chaque fournisseur permet de transférer tout le courrier, ou d’ajouter une règle pour ne laisser passer que certains messages — uniquement ceux envoyés à info@, par exemple, ou seulement les emails provenant de l’extérieur de votre entreprise.
Fonctionnalités
Votre boîte mail existante, en transfert
Entagl vous fournit une adresse privée qui appartient uniquement à votre entreprise. Vous ajoutez une règle de transfert chez votre fournisseur de messagerie qui pointe vers cette adresse. Dès lors, une copie de chaque email entrant arrive à votre AI tandis que l’original reste dans votre boîte de réception exactement comme avant. Des instructions pas à pas sont intégrées à l’écran de configuration pour Gmail et Google Workspace, Outlook.com, Microsoft 365, la boîte mail fournie avec votre domaine (Hostinger, Namecheap, GoDaddy, Bluehost, cPanel), Apple iCloud, Yahoo, Zoho, Proton et Fastmail — ainsi qu’un guide général pour tout autre service.
Répondre, rédiger un brouillon ou ne rien faire
Trois options, et vous pouvez changer d’avis à tout moment. Répondre automatiquement — l’AI rédige et envoie la réponse dans le même fil. Rédiger un brouillon à vérifier — l’AI rédige la réponse mais ne l’envoie pas ; vous l’approuvez ou la supprimez dans votre boîte de réception. Ne pas répondre — le mail est classé pour vous et rien n’est généré. Les espaces de travail qui traitent des données de santé commencent avec les brouillons.
Il rédige une lettre, pas un message de chat
L’email n’est pas un chat, donc la réponse est rédigée comme une lettre : une salutation brève, des paragraphes courts, chaque question traitée dans l’ordre, une formule de clôture polie et votre signature en dessous. Pas d’emoji, pas de bulles de discussion. Il attend aussi un instant avant de répondre — un client qui envoie deux emails à une minute d’intervalle reçoit une seule réponse au lieu de deux.
Envoyer depuis votre propre domaine (optionnel)
Par défaut, la réponse part au nom de votre entreprise, avec votre boîte mail comme adresse de réponse, et certaines applications mail affichent une petite mention « envoyé via ». Si vous préférez que l’email parte depuis votre propre adresse sans aucune indication qu’il a été envoyé pour vous, ajoutez votre domaine et publiez trois enregistrements DNS. C’est optionnel et la plupart des entreprises n’en ont jamais besoin.
Tâches courantes
Configurer le transfert d’email
Environ 10 min- Allez dans Canaux → Email et activez le canal. Entagl génère une adresse privée de transfert pour votre entreprise.
- Copiez cette adresse. Gardez-la privée — toute personne qui la connaît peut faire entrer des emails dans votre boîte de réception, et vous pouvez en créer une nouvelle à tout moment si elle fuite un jour.
- Trouvez votre fournisseur d’email dans la liste sous l’adresse et ouvrez son guide. Il fournit les menus exacts, dans l’ordre, pour ce fournisseur.
- Suivez les étapes chez votre fournisseur. Faites attention au réglage qui SUPPRIMERAIT votre propre copie après transfert — chaque guide le signale, et vous voulez toujours conserver votre copie.
- Certains fournisseurs envoient un code ou un lien de confirmation à votre adresse privée avant de commencer le transfert. Vous ne pouvez pas ouvrir cette boîte mail, alors restez sur la page Entagl — tout ce qui arrive vous y est affiché, généralement en moins d’une minute.
- Dans l’onglet Paramètres, choisissez ce que l’AI fait avec vos emails : répondre automatiquement, rédiger un brouillon pour vous, ou ne rien faire. Définissez votre signature et votre adresse de réponse pendant que vous y êtes.
- Testez. Depuis un autre compte email, envoyez un message à votre adresse professionnelle. En une ou deux minutes, il devrait apparaître À LA FOIS dans votre propre boîte de réception et dans votre boîte de réception Entagl. S’il n’apparaît qu’à un seul endroit, arrêtez-vous et corrigez le problème avant de vous fier au canal.
Ne transférer qu’une partie de vos emails
Environ 5 min- Décidez ce qui doit parvenir à l’AI — tout, ou seulement une partie. Les choix courants sont uniquement les messages envoyés à info@ ou bookings@, ou seulement les emails provenant de l’extérieur de votre entreprise.
- Chez votre fournisseur, créez une règle plutôt qu’un simple transfert. Gmail appelle cela des filtres, Outlook et Microsoft 365 des règles, Fastmail Filtres et règles, et Apple des Règles.
- Indiquez à la règle votre adresse privée Entagl et assurez-vous qu’elle conserve une copie dans votre propre boîte de réception. Tout ce qui ne correspond pas à la règle n’est jamais transféré, donc nous ne le voyons jamais.
Relire un brouillon avant son envoi
Environ 2 min- Dans l’onglet Paramètres, choisissez Rédiger un brouillon à vérifier. L’AI lit toujours chaque email et rédige toujours la réponse — il ne l’envoie simplement pas.
- Ouvrez la conversation dans votre boîte de réception. Un brouillon en attente est indiqué en haut du fil, et la carte de réponse comporte Envoyer et Supprimer.
- Envoyez-le ou supprimez-le. Un brouillon supprimé est conservé et marqué comme supprimé plutôt qu’effacé, afin que vous puissiez voir ce que l’AI a proposé et qu’une personne a choisi de ne pas l’envoyer.
Envoyer les réponses depuis votre propre domaine
Environ 15 min- Ouvrez l’onglet Domaine d’envoi et saisissez le domaine de votre entreprise — yourclinic.com, pas une adresse.
- Entagl affiche trois enregistrements DNS à publier. Copiez chacun d’eux dans les paramètres DNS de votre fournisseur de domaine exactement comme indiqué.
- Revenez ici et cliquez sur Revérifier. La propagation DNS peut prendre de quelques minutes à quelques heures ; rien n’est perdu si ce n’est pas encore prêt.
- Une fois la vérification affichée, réglez Envoyer les réponses depuis sur une adresse de ce même domaine. Tant que ce n’est pas fait, les réponses continuent d’être envoyées avec l’expéditeur par défaut.
- Envoyez-vous un email de test et vérifiez ce qui est indiqué dans la ligne d’expéditeur dans votre propre application mail.
Conseils
Questions fréquentes
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