Listes, rappels et tâches programmées
Gardez vos tâches et tableaux simples avec Maya, et laissez-la vous rappeler, vérifier des choses pour vous, ou exécuter une tâche selon un calendrier.
Aperçu
Les Listes sont l'endroit où Maya garde vos tâches, rappels et vérifications. Ouvrez-le depuis Listes dans le menu, ou demandez simplement à Maya : "Ajoutez des gants de commande à mes tâches pour vendredi." Une liste peut être une simple liste de tâches ou un petit tableau avec vos propres colonnes (texte, nombre, argent, date, choix ou case à cocher). Chaque élément peut avoir des rappels : Maya vous rappelle, vérifie quelque chose pour vous, ou effectue une tâche, une fois ou de manière répétée. Vos listes vous appartiennent : vous êtes le seul à pouvoir les ouvrir à moins que vous ne partagiez l'une d'elles.
Fonctionnalités
Listes et colonnes
Créez une liste en demandant à Maya ou avec Nouvelle liste. Ajoutez des colonnes comme Fournisseur, Prix ou Date d'échéance. Cochez les éléments terminés, modifiez-les ou sélectionnez plusieurs à la fois.
Rappels et vérifications
Un rappel vous informe d'un élément à un moment que vous choisissez. Une vérification examine votre entreprise pour vous : messages non répondus, discussions en attente d'une personne, santé des canaux, réponses marquées comme mauvaises, ou crédits en baisse. Demandez-lui de vous informer uniquement lorsqu'elle trouve quelque chose, et les jours calmes restent silencieux. Les vérifications ne lisent que ; elles ne changent jamais rien.
Répétitions, vérifications horaires et plusieurs rappels
Une fois, tous les jours, jours de semaine, jours choisis, un jour du mois ou le dernier jour, ou toutes les quelques heures entre deux heures (par exemple toutes les 2 heures de 9h00 à 17h00). Arrêtez à une date, après un certain nombre de fois (jusqu'à 365), ou jamais. Un élément peut avoir jusqu'à 5 rappels, vérifications ou tâches.
Tâches programmées de Maya
Demandez à Maya de faire quelque chose selon un calendrier, par exemple "tous les lundis à 9h, listez les réservations de cette semaine sans dépôt". Avant que cela ne soit enregistré, elle montre le coût par exécution et par mois, et vous confirmez. Une tâche s'exécute au maximum une fois par jour, ne fait que regarder et rapporter (elle ne change jamais rien), et chaque réponse arrive dans sa propre discussion privée avec Maya. Un espace de travail peut avoir jusqu'à 10.
Partager une liste avec votre équipe
Appuyez sur Partager et ajoutez des coéquipiers qui peuvent utiliser Maya. "Peut voir" voit les éléments ; "Peut modifier" peut également ajouter, changer, cocher et supprimer. Les rappels et les tâches sur la liste vont toujours uniquement à vous. Une liste peut être partagée avec jusqu'à 20 personnes.
Lier un élément à un client ou une réservation
Ouvrez un élément et liez un client, et éventuellement l'une de ses réservations, afin que vous puissiez l'ouvrir d'un seul tap depuis la liste.
Message à faire aujourd'hui
Une fois par jour, à l'heure que vous choisissez, Maya vous dit ce qui est dû aujourd'hui ou en retard sur vos listes. Activez-le dans les paramètres des Listes.
Importer et exporter
Importez un fichier Excel (.xlsx) ou CSV, jusqu'à 1 000 lignes à la fois, dans une liste ou une nouvelle. Vous associez chaque colonne d'abord. Téléchargez n'importe quelle liste au format Excel ou CSV.
Onglet programmé
Tout ce qui s'annonce dans vos listes, par ordre de temps. Mettez en pause, changez ou supprimez un rappel d'ici. Vous verrez également vos exécutions de test programmées, et les suivis plus anciens des discussions avec Maya qui se terminent d'elles-mêmes.
Récemment supprimé
Les listes et éléments supprimés restent ici pendant 30 jours afin que vous puissiez les restaurer, puis ils sont supprimés définitivement.
Tâches courantes
Créer une liste et ajouter des éléments
Environ 2 min- Demandez à Maya : "Faites une liste appelée Fournisseurs avec les colonnes Élément et Prix." Ou ouvrez Listes et appuyez sur Nouvelle liste.
- Ajoutez des éléments en les tapant, ou dites à Maya : "Ajoutez des gants, 120 à Fournisseurs."
- Cochez un élément lorsqu'il est terminé. Demandez à Maya "montrez mes listes" à tout moment pour les voir dans la discussion.
Définir un rappel
Environ 1 min- Dites à Maya : "Rappelez-moi jeudi à 10h d'appeler le fournisseur."
- Ou ouvrez un élément, appuyez sur Ajouter un rappel, et choisissez quand cela se produit et à quelle fréquence cela se répète.
- Lorsqu'il se déclenche, vous recevez une notification. Marquez-le comme fait, reportez-le d'une heure, ou déplacez-le à demain.
Partager une liste
Environ 1 min- Ouvrez la liste et appuyez sur Partager.
- Choisissez un coéquipier et sélectionnez Peut voir ou Peut modifier.
- Appuyez sur Partager. La liste apparaît dans leurs Listes. Retirez quelqu'un depuis le même écran.
Planifier une tâche Maya
Environ 2 min- Dites à Maya quoi faire et quand : "Tous les lundis à 9h, dites-moi quelles réservations cette semaine n'ont pas de dépôt."
- Elle montre le coût par exécution et par mois. Dites oui pour confirmer.
- Chaque réponse arrive dans un chat privé avec Maya avec une notification. Mettez la tâche en pause ou supprimez-la sous Programmé.
Importer une feuille de calcul
Environ 3 min- Ouvrez le menu de la liste et choisissez Importer depuis une feuille de calcul.
- Choisissez un fichier .xlsx ou .csv avec les noms de colonnes dans la première ligne.
- Associez chaque colonne à une colonne de liste (ou une nouvelle), puis importez.
Conseils
Questions fréquentes
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