Récapitulatifs, mémoire et WhatsApp de Maya

Dites à Maya ce que vous voulez modifier. Lisez le résumé clair, puis approuvez le changement précis. Démarrer un plan prépare seulement les changements ; chacun demande votre accord. Vous pouvez répondre aux bilans quotidiens et vérifier les changements pris en charge dans WhatsApp. Demandez des détails si besoin. Si la présentation n’est pas prête, demandez-en une nouvelle ; le changement de cette carte n’est pas enregistré sans votre accord. Dites à Maya quelle langue vous préférez. Elle la retiendra pour ses réponses, bilans, rappels et nouveaux rapports.

Un test associe un message qu’un client pourrait envoyer à ce qu’une bonne réponse doit faire. Maya peut créer des tests pour vous à partir des questions que posent habituellement les clients d’une entreprise comme la vôtre, ou de ce que vos clients ont vraiment demandé, et peut tenir compte des réponses que vous n’avez pas aimées et des mauvaises notes des clients pour repérer la même erreur la prochaine fois. Elle indique les crédits avant de créer des tests et avant toute exécution de plus de cinq tests, lance les tests en arrière-plan, puis envoie un court rapport accompagné d’un PDF. Quand elle modifie pour vous une FAQ, un service, un prix ou une information sur l’entreprise, elle relance d’elle-même les tests concernés par ce changement (jusqu’à cinq tests et 10 crédits par jour). Pour chaque test qui échoue, appuyez sur « Demander à Maya de corriger » : elle trouve la cause et vous propose une modification à approuver. Vous pouvez tout faire depuis les paramètres de Maya, en lui parlant dans l’application ou sur WhatsApp.

Maya peut lancer vos tests enregistrés chaque jour, chaque jour ouvré, une fois par semaine ou une fois par mois à l’heure choisie. Avant de démarrer, elle affiche les crédits que coûteront chaque exécution et chaque mois. Chaque rapport arrive dans votre chat avec Maya avec un PDF, en notification et sur WhatsApp si vous l’avez connecté. Vous pouvez modifier ou arrêter le planning à tout moment.

Demandez à Maya de lister les flux de commentaires, puis précisez le flux ou le compte connecté à modifier. Elle peut proposer des changements d’instructions, de modèle, d’affectation et de version, vérifier les règles de mots-clés ou consulter l’activité enregistrée. Relisez sa proposition avant de l’approuver. Les tests ne publient pas de réponse. Les soldes privés et liens de mise à niveau nécessitent un accès à la facturation. Les anciens détails peuvent manquer ou être verrouillés.

Demandez à Maya l’aperçu publicitaire, les indicateurs sur 1, 7 ou 30 jours ou les propositions en attente. Vous pouvez demander un budget, une pause, une reprise, approuver ou rejeter une proposition nommée, préparer une campagne ou proposer une annonce ou un ensemble. Précisez le compte s’il y en a plusieurs. L’autorisation Ads est requise.

Demandez à Maya d’ajouter un employé AI pour les réservations, les ventes, les commandes, le support ou les questions fréquentes, de choisir les canaux sur lesquels il répond (WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Telegram, email ou le chat de votre site), de l’activer, de le désactiver ou de le supprimer. Elle configure aussi Coordonnateur, votre AI au téléphone : la voix, l’accueil, la durée maximale d’un appel, que faire quand un appelant demande à parler à quelqu’un, et si les appels entrants ou sortants sont activés. Elle peut aussi rédiger des scripts d’appel et des automatisations d’appels. Chaque changement arrive sous forme de carte avec l’avant et l’après, et rien ne change tant que vous ne l’avez pas approuvé.

Maya retient les informations durables que vous lui donnez : vos préférences, vos décisions, les idées que vous avez écartées et les faits concernant votre entreprise. Vous n’avez donc pas à vous répéter. La mémoire est activée par défaut. Désactivez « Apprendre de mes conversations » si vous voulez qu’elle retienne uniquement ce que vous lui demandez de retenir. Ouvrez « Ce que je retiens » pour consulter, modifier ou supprimer des souvenirs, et valider ceux marqués « En attente de votre validation ». Un souvenir aide uniquement Maya à travailler avec vous. Il ne change jamais ce que votre AI dit aux clients.

Maya garde de courtes notes sur ce qui compte pour vous : préférences ("envoyer des rapports sous forme de liste courte"), décisions ("l'IA ne cesse jamais de répondre lorsqu'une personne rejoint"), objectifs et faits concernant l'entreprise. Elle enregistre une note lorsque vous lui demandez de se souvenir de quelque chose, et lorsque "Apprendre de mes discussions" est activé, elle retient également des éléments durables de vos discussions. Lorsqu'elle n'est pas sûre, la note attend sous "En attente de votre accord" jusqu'à ce que vous décidiez. Elle utilise ses notes dans chaque discussion et appel, afin que vous ne vous répétiez pas. Les notes aident uniquement Maya à travailler avec vous : elles ne changent jamais ce que votre IA dit aux clients.

Ouvrez les paramètres de Maya et appuyez sur Afficher à côté de "Ce que je me souviens". Appuyez sur Conserver ou Ne pas conserver pour les notes en attente de votre accord. Utilisez le menu d'une note pour l'Éditer, marquer comme Plus vrai (Maya cesse de l'utiliser), ou Oublier. Appuyez sur "Pourquoi je me souviens de cela" pour voir le message et la date d'où il provient, ou "Ajouter quelque chose" pour écrire une note vous-même. Oublier une note ne change pas vos discussions passées. Vous pouvez également simplement dire à Maya : "oublie que je préfère les listes courtes".

Une fois par jour, à l'heure que vous choisissez, Maya publie un briefing dans une conversation appelée « Briefing du jour ». En haut, vous voyez ce qui s'est passé depuis votre dernier briefing : conversations, réponses de l'IA, réservations, commandes et montants payés, nouveaux prospects, conversations transférées à votre équipe, rappels de rendez-vous envoyés, appels, nouveaux avis et formulaires remplis. Un chiffre n'apparaît que s'il est supérieur à zéro, et vous pouvez toucher le chiffre pour ouvrir la page correspondante. En dessous, Maya liste jusqu'à 5 points qui vous attendent, par exemple des clients qui se sont plaints ou vous ont mal noté, des appels manqués, des preuves de paiement à vérifier, des conversations qui attendent une personne, un canal déconnecté ou des crédits presque épuisés. Chaque point a un bouton pour le traiter. Le briefing est activé pour chaque espace de travail ; seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent le désactiver. C'est vous qui choisissez son contenu : dans les paramètres de Maya ou en le demandant à Maya dans le chat.

Maya ne vous interrompt que dans deux cas : votre AI rencontre des erreurs répétées (3 erreurs ou plus en 30 minutes), ou vos crédits seront épuisés en moins d’un jour au rythme actuel. Vous recevez au maximum 3 « Alertes urgentes » par jour. Les alertes urgentes sont aussi activées ; le propriétaire ou un administrateur peut les désactiver.

Laissez « Notification de l’application » activé pour recevoir une notification de l’application Entagl sur votre téléphone quand votre récapitulatif est prêt. Les « Heures de tranquillité » bloquent les notifications de Maya sur votre téléphone et ses messages WhatsApp aux heures choisies. Tout ce qui arrive pendant ces heures attend la fin de cette période. Vous pouvez toujours le consulter dans l’application à tout moment.

Connectez votre WhatsApp dans « Discutez avec Maya sur WhatsApp » pour écrire à Maya ou lui envoyer des messages vocaux depuis votre téléphone. Vous retrouvez les mêmes conversations que dans l’application. Lorsque « Envoyer sur mon WhatsApp » apparaît sous « Récapitulatif quotidien et alertes », Maya y envoie aussi votre récapitulatif, les « Alertes urgentes » et les résultats des vérifications terminées. Si vous ne lui avez pas écrit au cours des 24 dernières heures, WhatsApp lui permet seulement d’envoyer d’abord un court message. Appuyez sur « Voir » dans ce message pour recevoir le message complet.

Demandez à Maya de surveiller quelque chose ou de vous le rappeler. Par exemple : « Vérifie mes conversations sans réponse chaque jour cette semaine » ou « Rappelle-moi vendredi à 10 heures de revoir les prix ». Elle l’enregistre dans Listes et vous envoie une notification à chaque exécution. Vous pouvez les consulter, les mettre en pause, les modifier ou les supprimer dans Listes → Planifiés. Ils peuvent se répéter chaque jour, en semaine, les jours de votre choix ou une fois par mois, et s’arrêtent à une date, après un nombre de fois ou quand vous les arrêtez. Les vérifications créées avant Listes se terminent d’elles-mêmes.

Demandez à Maya de connecter votre boutique Shopify. Dans l’application, elle affiche une carte pour le faire directement dans le chat. Sur WhatsApp, elle envoie un lien court utilisable sur votre téléphone, ainsi qu’un guide PDF. La connexion d’un agenda (Google, Outlook ou iCloud) n’est pas encore disponible sur tous les comptes. Là où elle l’est, Maya la fait de la même façon : vous vous connectez, revenez au chat et choisissez les agendas à utiliser pour les réservations. Si votre compte ne l’a pas encore, elle vous le dira.

Maya peut consulter et modifier tous les paramètres du chat de votre site web : activation, couleurs et taille, ouverture automatique et bulle d’accueil, message de bienvenue, autres canaux affichés dans le bouton, appels depuis le site web et sites ou pages où le chat peut apparaître. Elle peut aussi vous fournir le code d’installation pour WordPress, Shopify, Wix, React, Next.js ou du HTML simple. Chaque modification nécessite votre accord. Le logo et la photo d’accueil doivent toujours être importés sur la page Site web.

Maya suit les privilèges cochés pour chaque membre dans Paramètres → Équipe. Elle n’affiche et ne modifie que ce que ces privilèges ouvrent dans l’application, et approuver une modification demande le même privilège. Chaque membre ne voit que ses propres conversations avec Maya ; le propriétaire et les administrateurs les voient toutes, et seule la personne qui a lancé une conversation peut y parler à Maya. Ce que Maya retient de l’entreprise est partagé avec toutes les personnes qui peuvent utiliser Maya.

Demandez à Maya d’ajouter le numéro de téléphone qui doit être prévenu quand un client veut parler à quelqu’un. Une fois la carte approuvée, elle envoie un code à 6 chiffres à ce téléphone ; donnez-lui le code pour terminer. Le code ne sert qu’une fois et reste valable 10 minutes. Tant que vous ne lui donnez pas le bon code, ce numéro ne reçoit rien, car ces alertes peuvent contenir des informations sur vos clients. Un nouveau numéro démarre avec toutes les alertes désactivées ; dites à Maya lesquelles il doit recevoir ou cochez-les dans votre liste de destinataires des alertes.