Koordinatör (Aramalar)
Aynı kişilikle telefon aramaları yapan ve yanıt veren bir AI.
Genel bakış
Coordinator, sizin yerinize telefon aramaları yapar ve yanıtlar — rezervasyon alır, SSS’leri yanıtlar, lead’leri nitelendirir, hatırlatma kampanyaları yürütür ve gerektiğinde görüşmeyi bir insana devreder. Aynı ses ve kurallarla hem WhatsApp Business numaranızda hem de normal bir phone number üzerinde çalışır.
Sol menüden Work → Coordinator üzerinden açın. Sayfa, üstte geçiş yapabildiğiniz iki bölüm halinde düzenlenmiştir — Operations (Automations, Queued Calls) ve Insights (History, Analytics). Yaptığınız tüm ayarlar — voice, instructions, behaviour ve call settings — Agent Builder’daki Coordinator düğümlerinde yer alır; ayrıca ajanı tarayıcınızdan canlı denemek için Test Call düğmesi de buradadır. Bir arama devam ederken onu Inbox üzerinden izlersiniz. Aşağıdaki sekmeler her bölümü adım adım anlatır.
Nerede ne var. Coordinator’ı Agent Builder tuvalinde kurarsınız (Agent Flow bazı workspacelerde): tüm aramalar için geçerli ayarlar için Coordinator düğümünü, o yönün talimatları, araçları ve aç/kapat düğmesi için Inbound veya Outbound düğümünü açın. Coordinator sayfasının kendisi artık sonuçları gösterir — automations, queued calls, history ve analytics. Eski ayar sekmelerine giden bağlantılar tuvale yönlendirilir.
Bu sayfadaki sekmeler
Koordinatör → Operations → Automations. Bir etkinlik, tekrarlayan bir program, bir HubSpot iş akışı veya isteğe bağlı olarak tetiklenen otomatik dış aramaları ayarlayın. Rehberli kurulum için New Automation’a tıklayın.
Tetikleyici türleri
Kurulumun 1. adımı. Event seçin (bir şey olduktan sonra arama yapar — randevu öncesi/sonrası hatırlatma, yeni bir kişi, eklenen etiket ve daha fazlası), Schedule (cron ifadesi + timezone kullanarak tekrarlı), Manual (yalnızca siz çalıştırdığınızda) veya HubSpot (kimi aranacağına bir HubSpot workflow karar verir).
Hedef kitle
- adım. All Contacts’ı arayın ya da etiketler, kanallar, durum, duygu, ülke veya doğum gününe göre daraltın. Canlı sayaç, kaç kişinin aranabilir olduğunu gösterir ve View bunları listeler. (HubSpot otomasyonları bunu atlar — hedef kitleyi workflow belirler.)
Senaryo / çağrı şablonu
- adım. AI’a bu çağrılar için senaryosunu veren bir Call Template seçin veya {{contact_name}} ve {{appointment_date}} gibi hızlı ekleme değişkenleriyle anında oluşturun.
Çağrı penceresi ve tekrar denemeler
- adım. Bir Call Window ayarlayın (yalnızca bu saatler içinde arama yapar), bir Max Calls Per Hour sınırı belirleyin ve Retry Settings yapılandırın — kaç kez ve ne kadar sonra tekrar deneneceği ile hangi sonuçlar için (no answer, busy, failed, voicemail).
Şimdi çalıştır, duraklat ve sonraki çalışma önizlemesi
Herhangi bir otomasyonun ⋮ menüsünden Run now (eşleşen tüm kişilere çağrıları hemen sıraya alır, beklemede olanları atlar), Pause/Resume veya Edit yapabilirsiniz. Zamanlanmış otomasyonlar, bir sonraki çalışma zamanını satırda doğrudan gösterir.
HubSpot tetikleyicisi
HubSpot tetikleyicisini seçin ve kaydedin; gizli bir webhook bağlantısı alın. Bunu HubSpot workflow’unuzdaki "Send a webhook" aksiyonuna yapıştırın — böylece workflow’a kaydedilen ve telefonu olan her kişi otomatik bir arama alır. Bağlantıyı istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.
Özellikler
Gelen aramaları yanıtlar
Gelen aramaları otomatik olarak yanıtlar, arayan kişiyi karşılar, soruları yanıtlar ve randevu alır — sizin ses tonunuzla, günün her saati.
Giden aramalar yapar
Sizin yerinize arama yapar — randevu hatırlatmaları, takip aramaları ve kampanyalar — bir takvime, bir olaya, bir HubSpot workflow'una veya talebe göre tetiklenir.
Chat agent'iniz gibi randevu alır ve yanıt verir
Chat agent'inizle aynı iş bilgilerini, hizmetleri, FAQ'leri ve araçları kullanır; böylece uygunluğu kontrol edebilir, rezervasyon alabilir ve soruları tutarlı şekilde yanıtlayabilir.
İşi bir insana devreder
Sınırına ulaştığında veya arayan kişi istediğinde, mesaj alır, callback sunar ya da arayanı bir ekip üyesine bağlar — tam sizin ayarladığınız şekilde.
Canlı denetim ve devralma
Inbox üzerinden sessizce dinleyebilir, AI'ya bir ipucu fısıldayabilir ya da kontrolü devralıp arayanla kendiniz konuşabilirsiniz — sonra aramayı geri verebilirsiniz.
Tuş takımındaki girişleri anlar
Telefon görüşmelerinde arayanlar sayı tuşlarına basabilir (örneğin bir sipariş veya rezervasyon referansı) ve AI rakamları okuyup yanıt verir — kurulum gerekmez.
Onayla kayıt
Arama sesini kaydedin (veya kaydetmeyin) ve kaydı arayan kişiye otomatik olarak duyurun. Transkriptler her durumda kaydedilir.
Geçmiş ve analitik
Her arama sonucu, süresi, maliyeti ve özetiyle birlikte kaydedilir — ayrıca trend grafikleri ve sonuç dökümü sayesinde aramaların nasıl gittiğini görebilirsiniz.
Önce ekibinizi çalar
AI cevap vermeden önce ekibiniz Entagl uygulamasında bilgisayardan veya telefondan çağrıları yanıtlayabilir. Kimse zamanında cevap vermezse veya herkes meşgulse AI çağrıyı alır — böylece hiçbir arayan beklemez.
Telefonunuzda veya tarayıcınızda yanıtlayın
Bir çağrı önce ekibinize çaldığında, Entagl uygulaması kapalı olsa bile telefonunuzun normal gelen çağrı ekranında görünür ve arayan kişiyi gösterir. Yanıtladığınızda sessize alma, hoparlör ve kapatma seçeneklerinin olduğu basit bir çağrı ekranı açılır. Açık olan her cihaz aynı anda çalar ve ilk yanıt veren çağrıyı alır. Kimse cevap vermezse AI yanıtlar.
Yerel telefon numaraları (Türkiye, İspanya, Yunanistan ve daha fazlası)
Seçtiğiniz ülke ve şehirde, telekom ortağımız Zadarma aracılığıyla sağlanan yerel bir numara. Yalnızca gelen aramalar; yapay zekâ bu numaradan dışarı arama yapmaz. Her numaranın sipariş vermeden önce gösterilen sabit bir aylık fiyatı vardır (bazı ülkelerde tek seferlik kurulum ücreti de olur) ve aboneliğinizle birlikte faturalandırılır; aramalar her zamanki yapay zekâ dakikalarınızı kullanır. Yerel telekom mevzuatı numaranın adınıza kayıtlı olmasını gerektirir; bu yüzden kimlik, pasaport veya şirket belgenizin bir kopyasını ve adres belgesi yüklersiniz. Türkiye’de adres numaranın kendi şehrinde olmalıdır; İspanya ve Yunanistan’da ülke içinde herhangi bir yer yeterlidir. Bazı ülkeler numarayı yalnızca kayıtlı işletmelere verir.
Bir telefon numarasının maliyeti
Eklediğiniz her telefon numarası — bir Twilio numarası veya Zadarma üzerinden yerel bir numara — satın almadan önce gösterilen sabit bir aylık tutardır ve planınızla birlikte kayıtlı kartınıza faturalandırılır. Bir numarayı serbest bırakmak ücretini mevcut fatura döneminin sonunda durdurur; planınız sona ererse numaralarınız da sona erer.
Yaygın görevler
Çağrı ajanınızı etkinleştirin
3 dk hakkında- Sol kenar çubuğunu açın → Work → Koordinatör.
- Coordinator düğümünde Voice bölümünü genişletin, bir voice ve speaking style seçin, ardından Save’e tıklayın.
- Inbound ve Outbound düğümlerini açın ve her birinin şablonunu ve karşılama mesajını gözden geçirin.
- Inbound ve/veya Outbound düğümündeki anahtarı açın, ardından Recording & Compliance ve Cost Controls ayarlarını gözden geçirmek için Coordinator düğümünü açın.
- Denemek için yeşil Test Call düğmesine tıklayın; ardından yayındasınız.
Çağrı ajanı sesi ve davranışını yapılandırın
2 dk hakkında- Agent Builder’a gidin ve Coordinator düğmesine tıklayın, ardından Voice bölümünü genişletin.
- Bir Ses seçin ve Karşılama, Talimatlar ve Maksimum Çağrı Süresi'ni ayarlayın.
- Gerekirse Gelen ve Giden anahtarlarını açın ve Kaydet'e tıklayın.
Otomatik hatırlatma araması ayarlayın
5 dk hakkında- Koordinatör → Operations → Automations bölümüne gidin ve New Automation’a tıklayın.
- Trigger: Schedule (tekrarlayan) veya Event (örneğin, bir gün önce randevu hatırlatması) seçin ve zamanlamayı ayarlayın.
- Audience: All Contacts'ı kullanın ya da etiket, durum veya kanala göre filtreleyin — canlı sayı, kaç kişiyi arayacağınızı gösterir.
- Script: {{contact_name}} gibi değişkenler kullanarak bir çağrı şablonu seçin veya oluşturun.
- Schedule & Retry: çağrı aralığını, saatlik limiti ve yeniden deneme kurallarını ayarlayın, ardından Save'e tıklayın.
- İsteğe bağlı olarak ⋮ menüsünü açıp çağrıları hemen başlatmak için Run now'ı seçin.
Canlı bir çağrıyı izleyin veya devralın
2 dk hakkında- Bir çağrı canlıyken, konuşmasını Inbox içinde açın.
- Sessizce izlemek için Listen'ı, AI'a özel bir ipucu göndermek için Whisper'ı kullanın.
- Arayan kişiyle kendiniz konuşmak için Take Over'a tıklayın, ardından kontrolü geri vermek için Resume AI'ya basın.
İpuçları
Sık sorulan sorular
Bu sayfa faydalı mıydı?