Zu erfassende Informationen
Stellen Sie sicher, dass Ihre AI immer die Details sammelt, die Sie brauchen, bevor sie ein Angebot erstellt, bucht oder weiterleitet.
Überblick
Manche Fragen lassen sich erst beantworten, wenn man ein paar Dinge vorher weiß. Ein Umzugsunternehmen kann einen Auftrag nicht kalkulieren, ohne Etage, Zimmeranzahl und Datum; eine Praxis kann nicht buchen, ohne die Behandlung zu kennen. „Zu erfassende Informationen“ macht daraus eine Checkliste, die Ihre AI Schritt für Schritt abarbeitet – ein oder zwei Fragen auf einmal, in der von Ihnen gewählten Reihenfolge. Sie erstellt erst ein Angebot oder nimmt eine Buchung an, wenn alles vorliegt – und wenn das Gespräch ins Stocken gerät, kann sie dem Kunden stattdessen einen einfachen Formular-Link senden. Alles Erfasste wird im Kontakt des Kunden gespeichert, damit Sie es später wiederfinden.
Features
Während des Fragebogens
Diese Berechtigungen gelten ab der ersten Frage bis zum Ende der Erfassung, auch wenn Pflichtantworten oder Fotos fehlen.
Mit AI erstellen
Fügen Sie die benötigten Details von Kund:innen ein — oder beschreiben Sie sie in Ihren eigenen Worten — und das gesamte Intake wird für Sie entworfen: die Fragen, ihre Reihenfolge, alle „nur fragen, wenn“-Regeln und was passiert, wenn es abgeschlossen ist. Danach können Sie alles manuell anpassen oder der AI sagen, was geändert werden soll, und sie bearbeitet den Entwurf, statt neu zu beginnen.
Wann gefragt wird
Lege fest, was die Erfassung startet: eine konkrete Kundenfrage (in eigenen Worten mit ein paar Beispielen beschrieben), jede neue Unterhaltung oder nur, wenn du es selbst aus dem Posteingang sendest. Wähle dann die Kanäle – alle oder nur einige, z. B. ein Formular nur für die Website und ein separates nur für Creator auf Instagram.
Ihre Fragen, in Ihrer Reihenfolge
Fügen Sie alle benötigten Details hinzu und ziehen Sie sie in die gewünschte Reihenfolge – genau in dieser Reihenfolge fragt Ihre AI sie ab. Jede Frage kann eine kurze Antwort, eine Zahl, ein Datum, eine Auswahlliste, Ja/Nein oder ein Foto sein.
Nur fragen, wenn es relevant ist
Fügen Sie jeder Frage eine Regel „Nur fragen, wenn …“ hinzu, damit sie übersprungen wird, wenn sie nicht zutrifft. Fragen Sie zum Beispiel nur dann nach einem externen Lift, wenn es keinen Aufzug gibt – der Kunde sieht keine unnötigen Fragen.
Natürlicher Ablauf
Wählen Sie, wie viele Fragen in einer Nachricht gestellt werden. Wenn der Kunde abschweift, antwortet Ihre AI kurz und lenkt zurück; wenn er nicht reagiert, bleibt sie knapp. Niemand wird in eine Schleife gezwungen.
Überspringt, was du schon weißt
Deine KI fragt nie nach etwas, das sie schon hat. Steht die E-Mail oder Telefonnummer des Kunden im Kontakt, oder schreibt er von einem Instagram-, TikTok- oder Telegram-Konto, werden diese Antworten automatisch ausgefüllt und nur die fehlenden abgefragt. Ein Name wird nur wiederverwendet, wenn der Kunde ihn selbst genannt hat. Schalte „Aus Bekanntem ausfüllen“ bei einer Frage aus, wenn sie neu eingegeben werden soll.
Ein Formular-Link, wenn der Chat nicht funktioniert
Wenn die Erfassung im Chat ins Stocken gerät, kann Ihre AI einen sicheren Link zu einem gebrandeten Formular mit den verbleibenden Fragen senden. Es funktioniert in jedem Kanal, trägt Ihr Logo und setzt genau dort fort, wo der Chat aufgehört hat.
Was danach passiert
Legen Sie fest, was Ihre AI tut, sobald sie alles hat: Sie benachrichtigt Sie und übergibt an einen Menschen, lässt die AI einen Preis nennen, bietet eine Buchung an oder speichert einfach die Antworten.
Im Kontakt gespeichert
Aktivieren Sie für jede Frage „Im Kontakt speichern“, und die Antwort wird im Kontakt dieses Kunden gespeichert, sodass Sie später danach filtern und suchen können.
Häufige Aufgaben
Ein Intake mit AI erstellen
Ungefähr 2 min- Öffnen Sie Work → Zu erfassende Infos und wählen Sie „Mit AI erstellen“.
- Fügen Sie Ihre Anforderungen ein (eine Liste, ein altes Formular, ein Kundenbriefing) oder beschreiben Sie, was Sie erfassen möchten — jede Sprache funktioniert.
- Wählen Sie Generieren. Der Entwurf öffnet sich im Editor — prüfen Sie die Fragen und ordnen oder bearbeiten Sie alles nach Bedarf.
- Änderungen gewünscht? Öffnen Sie den Dialog erneut, geben Sie ein, was angepasst werden soll („Telefon optional machen“), und wählen Sie Verfeinern — dann Speichern, wenn alles passt.
Erstellen Sie Ihre erste Erfassung
Ungefähr 5 min- Gehen Sie zu Work → Info to collect und klicken Sie auf New intake.
- Geben Sie ihr einen Namen, den nur Sie sehen, zum Beispiel „Details für Umzugsangebot“.
- Beschreiben Sie unter When to ask in eigenen Worten, was der Kunde sagt, um die Erfassung zu starten – und fügen Sie zwei oder drei echte Beispiele hinzu.
- Fügen Sie unter What to ask alle benötigten Details hinzu und ziehen Sie sie in die gewünschte Reihenfolge.
- Wählen Sie unter What happens next, was Ihre AI tun soll, sobald alles vorliegt.
- Klicken Sie auf Save. Ihre AI verwendet die Erfassung ab der nächsten Unterhaltung.
Eine Frage überspringen, wenn sie nicht zutrifft
Ungefähr 2 min- Öffnen Sie die Erfassung und klicken Sie auf die Frage, die Sie bedingungsgesteuert machen möchten.
- Aktivieren Sie „Only ask if…“.
- Wählen Sie eine frühere Frage, die Bedingung und geben Sie den Wert ein – zum Beispiel: „Gibt es einen Lift“ ist „No“.
Das Formular selbst an einen Kunden senden
Ungefähr 1 min- Öffnen Sie die Unterhaltung in Ihrem Inbox.
- Öffne das Aktionsmenü und wähle Formular senden.
- Wähle das Intake aus. Im Website-Chat öffnet sich das Formular direkt dort; auf allen anderen Kanälen erhält der Kunde einen Link.
Tipps
Häufig gestellte Fragen
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