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Automatisches Schließen des Posteingangs

Ruhige Gespräche werden automatisch geschlossen und öffnen sich in dem Moment wieder, in dem der Kunde erneut schreibt.

Überblick

Mit der Zeit füllt sich ein Posteingang mit Gesprächen, die vor Wochen oder Monaten beendet wurden, wodurch es schwieriger wird zu erkennen, wer jetzt wirklich Hilfe braucht. Das automatische Schließen hält alles ordentlich: Wenn ein Gespräch für die von Ihnen gewählte Anzahl an Tagen keine Aktivität hatte (standardmäßig 30), wird es in den Filter „Geschlossen“ verschoben. Nichts wird gelöscht, der Verlauf bleibt erhalten, und wenn der Kunde später wieder schreibt, öffnet sich das Gespräch automatisch erneut und wird genau dort fortgesetzt, wo es aufgehört hat.

Features

Schalter für automatisches Schließen

Aktiviert oder deaktiviert das automatische Schließen für den gesamten Workspace. Es ist standardmäßig eingeschaltet, weil ein aufgeräumter Posteingang für Sie und für das System schneller ist.

Zeitraum „Schließen nach“

Wie viele Tage ein Gespräch ruhig bleiben kann, bevor es geschlossen wird — von 7 Tagen bis zu einem Jahr. 30 Tage sind der empfohlene Mittelweg.

Automatisches Wiederöffnen

Ein geschlossenes Gespräch öffnet sich sofort wieder — inklusive vollständigem Verlauf — wenn der Kunde auf einem beliebigen Kanal eine neue Nachricht sendet. Ihre AI antwortet wie gewohnt weiter; der Kunde bemerkt davon nichts.

Häufige Aufgaben

Festlegen, wie schnell Gespräche geschlossen werden

Ungefähr 1 min
  1. Öffnen Sie die Einstellungen des AI Agent und wechseln Sie zum Tab „Allgemein“.
  2. Suchen Sie die Karte „Inbox Auto-Close“ und wählen Sie unter „Close after“ einen neuen Zeitraum aus.
  3. Speichern Sie mit der Leiste unten — der neue Zeitraum gilt ab der nächsten täglichen Bereinigung.

Geschlossene Gespräche anzeigen

Ungefähr 1 min
  1. Öffnen Sie in Ihrem Inbox das Filtermenü oben in der Gesprächsliste.
  2. Wählen Sie unter „Conversation status“ „Closed“ (oder „All“) — dort finden Sie jedes geschlossene Gespräch mit vollständigem Verlauf.

Tipps

Wenn Sie ein Gespräch manuell geschlossen und „start them on a new conversation“ gewählt haben, wird diese Auswahl immer berücksichtigt — das automatische Schließen ändert daran nichts.
Das Schließen erfolgt einmal täglich im Hintergrund. Ein Gespräch, das heute ruhig bleibt, wird bei der ersten täglichen Bereinigung nach Ablauf des von Ihnen gewählten Zeitraums geschlossen.

Häufig gestellte Fragen

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