Koordinator (Anrufe)
Eine KI, die Anrufe entgegennimmt und tätigt — mit derselben Persönlichkeit wie dein Chat-Agent.
Überblick
Der Coordinator führt Telefonanrufe für dich aus und beantwortet sie — er nimmt Buchungen entgegen, beantwortet FAQs, qualifiziert Leads, führt Erinnerungs-Kampagnen durch und übergibt bei Bedarf an einen Menschen. Er funktioniert sowohl mit deiner WhatsApp Business-Nummer als auch mit einer normalen Telefonnummer und nutzt jeweils dieselbe Stimme und dieselben Regeln.
Öffne ihn in der Seitenleiste unter Work → Coordinator. Die Seite ist in zwei Bereiche unterteilt, zwischen denen du oben wechselst — Operations (Automations, Queued Calls) und Insights (History, Analytics). Alles, was du konfigurierst — Stimme, Anweisungen, Verhalten und Anrufeinstellungen — befindet sich auf den Coordinator-Knoten im Agent Builder, zusammen mit dem Button Test Call, um den Agenten direkt im Browser zu testen. Während ein Anruf läuft, überwachst du ihn im Inbox. Die Tabs unten führen dich Schritt für Schritt durch jeden Bereich.
Wo sich alles befindet. Du richtest den Coordinator auf der Agent Builder-Canvas ein (Agent Flow in einigen Workspaces): Öffne den Coordinator-Knoten für Einstellungen, die für jeden Anruf gelten, und den Inbound- oder Outbound-Knoten für die Anweisungen, Tools und den Ein-/Aus-Schalter dieser Richtung. Die Coordinator-Seite selbst zeigt jetzt die Ergebnisse an — Automations, Queued Calls, History und Analytics. Alte Links zu den früheren Einstellungs-Tabs leiten zur Canvas weiter.
Tabs auf dieser Seite
Koordinator → Operations → Automations. Richte ausgehende Anrufe ein, die automatisch stattfinden — ausgelöst durch ein Event, einen wiederkehrenden Zeitplan, einen HubSpot-Workflow oder auf Abruf. Klicke auf New Automation für die geführte Einrichtung.
Trigger-Typen
Schritt 1 der Einrichtung. Wähle Event (Anruf, nachdem etwas passiert ist — z. B. eine Termin-Erinnerung vor/nach dem Termin, ein neuer Kontakt, ein hinzugefügtes Tag und mehr), Zeitplan (wiederkehrend, mit einer cron-Expression + Zeitzone), Manuell (nur wenn du es startest) oder HubSpot (ein HubSpot-Workflow entscheidet, wen angerufen wird).
Zielgruppe
Schritt 2. Rufe Alle Kontakte an oder grenze nach Tags, Kanälen, Status, Stimmung, Land oder Geburtstag ein. Eine Live-Anzahl zeigt, wie viele Kontakte anrufbar sind, und Anzeigen listet sie auf. (HubSpot-Automationen überspringen diesen Schritt — der Workflow ist die Zielgruppe.)
Script / Anrufvorlage
Schritt 3. Wähle eine Anrufvorlage, die der AI das Script für diese Anrufe vorgibt, oder erstelle direkt eine mit Schnell-Einfüge-Variablen wie {{contact_name}} und {{appointment_date}}.
Anruffenster & Wiederholungen
Schritt 4. Lege ein Anruffenster fest (nur innerhalb dieser Zeiten anrufen), ein Maximale Anrufe pro Stunde-Limit und Wiederholungs-Einstellungen — wie oft erneut versucht wird, nach welcher Zeit und für welche Ergebnisse (keine Antwort, besetzt, fehlgeschlagen, Voicemail).
Jetzt ausführen, pausieren & Vorschau des nächsten Laufs
Über das ⋮-Menü jeder Automation kannst du Jetzt ausführen (stellt sofort Anrufe für alle passenden Kontakte in die Warteschlange, wobei bereits ausstehende Kontakte übersprungen werden), Pausieren/Fortsetzen oder Bearbeiten. Geplante Automationen zeigen ihre nächste Ausführungszeit direkt in der Zeile an.
HubSpot-Trigger
Wähle den HubSpot-Trigger aus und speichere, um einen geheimen webhook-Link zu erhalten. Füge ihn in eine Aktion „Send a webhook“ in deinem HubSpot-Workflow ein — dann erhält jeder Kontakt, der in diesen Workflow aufgenommen wird (mit Telefonnummer), automatisch einen Anruf. Du kannst den Link jederzeit ersetzen.
Features
Beantwortet eingehende Anrufe
Nimmt eingehende Anrufe automatisch an, begrüßt den Anrufer, beantwortet Fragen und bucht Termine — in deiner Stimme, rund um die Uhr.
Tätigt ausgehende Anrufe
Ruft für dich an — für Terminerinnerungen, Follow-ups und Kampagnen — ausgelöst durch einen Zeitplan, ein Ereignis, einen HubSpot-Workflow oder auf Abruf.
Bucht und antwortet wie dein Chat-Agent
Verwendet dieselben Geschäftsinformationen, Services, FAQs und Tools wie dein Chat-Agent, damit es Verfügbarkeiten prüfen, Buchungen vornehmen und Fragen konsistent beantworten kann.
Übergibt an einen Menschen
Wenn es an seine Grenzen stößt oder der Anrufer darum bittet, nimmt es eine Nachricht auf, bietet einen Rückruf an oder verbindet den Anrufer mit einem Teammitglied — genau so, wie du es eingerichtet hast.
Live-Überwachung & Übernahme
Über den Inbox kannst du im Hintergrund mithören, der AI einen Hinweis zuflüstern oder übernehmen und selbst mit dem Anrufer sprechen — und den Anruf dann wieder zurückgeben.
Versteht Tasteneingaben
Bei Telefonanrufen können Anrufer Zifferntasten drücken (zum Beispiel eine Bestell- oder Buchungsnummer), und die AI liest die Ziffern und antwortet — ohne zusätzliche Einrichtung.
Aufzeichnung mit Einwilligung
Nimm die Anruf-Audio auf (oder auch nicht) und kündige die Aufzeichnung automatisch dem Anrufer an. Transkripte werden in jedem Fall gespeichert.
Verlauf & Analytics
Jeder Anruf wird mit Ergebnis, Dauer, Kosten und einer Zusammenfassung protokolliert — plus Trenddiagrammen und einer Auswertung der Ergebnisse, damit du sehen kannst, wie die Anrufe laufen.
Lässt zuerst Ihr Team klingeln
Ihr Team kann Anrufe in der Entagl-App auf dem Computer oder Smartphone annehmen, bevor die AI antwortet. Wenn niemand rechtzeitig antwortet oder alle beschäftigt sind, übernimmt die AI den Anruf — so wartet niemand.
Am Telefon oder im Browser annehmen
Wenn ein Anruf zuerst bei Ihrem Team klingelt, erscheint er auf dem normalen eingehenden Anrufbildschirm Ihres Telefons — auch wenn die Entagl-App geschlossen ist — zusammen mit dem Anrufer. Nehmen Sie an und Sie erhalten einen einfachen Anrufbildschirm mit Stummschalten, Lautsprecher und Auflegen. Jedes aktivierte Gerät klingelt gleichzeitig, und die erste Person, die annimmt, bekommt den Anruf. Wenn niemand annimmt, geht die KI dran.
Lokale Telefonnummern (Türkei, Spanien, Griechenland und mehr)
Eine lokale Nummer für deine KI im Land und in der Stadt deiner Wahl, bereitgestellt über unseren Telekom-Partner Zadarma. Nur eingehende Anrufe – die KI ruft nie von dieser Nummer aus an. Jede Nummer hat einen festen Monatspreis, der vor der Bestellung angezeigt wird (in manchen Ländern kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr hinzu), abgerechnet mit deinem Abo; Anrufe verbrauchen deine üblichen KI-Minuten. Das lokale Telekommunikationsrecht verlangt die Registrierung der Nummer auf deinen Namen, daher lädst du eine Kopie von Ausweis, Reisepass oder Handelsregisterauszug sowie einen Adressnachweis hoch. In der Türkei muss die Adresse in der Stadt der Nummer liegen, in Spanien und Griechenland irgendwo im Land. Manche Länder vergeben Nummern nur an eingetragene Unternehmen.
Was eine Telefonnummer kostet
Jede hinzugefügte Telefonnummer – eine Twilio-Nummer oder eine lokale Nummer über Zadarma – ist ein fester Monatsbetrag, der vor dem Kauf angezeigt und zusammen mit deinem Plan von der hinterlegten Karte abgebucht wird. Wird eine Nummer freigegeben, endet ihre Gebühr mit dem aktuellen Abrechnungszeitraum; endet dein Plan, enden deine Nummern mit ihm.
Häufige Aufgaben
Deinen Call Agent aktivieren
Ungefähr 3 min- Öffne die Seitenleiste → Work → Koordinator.
- Klappe im Coordinator-Knoten Voice auf, wähle eine Stimme und einen Sprechstil und klicke dann auf Save.
- Öffne die Knoten Inbound und Outbound und prüfe für jeden die Vorlage und die Begrüßung.
- Aktiviere den Schalter im Inbound- und/oder Outbound-Knoten und öffne dann den Coordinator-Knoten, um Recording & Compliance und Cost Controls zu prüfen.
- Klicke auf den grünen Button Test Call, um es auszuprobieren — dann bist du live.
Konfiguriere die Stimme und das Verhalten des Anrufagenten
Ungefähr 2 min- Gehe zu Agent Builder und klicke auf den Coordinator-Knoten, dann klappe Voice auf.
- Wähle eine Stimme und passe Begrüßung, Anweisungen und Maximale Anrufdauer an.
- Aktiviere Eingehend und Ausgehend nach Bedarf und klicke auf Speichern.
Einen automatischen Erinnerung-Anruf einrichten
Ungefähr 5 min- Gehe zu Koordinator → Operations → Automations und klicke auf New Automation.
- Trigger: Wähle Schedule (wiederkehrend) oder Event (zum Beispiel eine Terminerinnerung einen Tag vorher) und lege den Zeitpunkt fest.
- Audience: Lass All Contacts aktiviert oder filtere nach Tag, Status oder Channel — die Live-Anzahl zeigt, wie viele angerufen werden.
- Script: Wähle eine Anrufvorlage oder erstelle eine mit Variablen wie {{contact_name}}.
- Schedule & Retry: Lege das Anruffenster, das Stundenlimit und die Retry-Regeln fest und klicke dann auf Save.
- Öffne optional das ⋮-Menü und wähle Run now, um die Anrufe sofort zu starten.
Einen laufenden Anruf überwachen oder übernehmen
Ungefähr 2 min- Wenn ein Anruf live ist, öffne die zugehörige Unterhaltung im Inbox.
- Nutze Listen, um unauffällig mitzuhören, oder Whisper, um der AI einen privaten Hinweis zu geben.
- Klicke auf Take Over, um selbst mit dem Anrufer zu sprechen, und dann auf Resume AI, um die AI wieder übernehmen zu lassen.
Tipps
Häufig gestellte Fragen
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