Información a recopilar
Asegúrate de que tu AI siempre obtenga los datos que necesitas antes de cotizar, reservar o derivar.
Descripción general
Algunas preguntas no se pueden responder hasta saber antes ciertas cosas. Una empresa de mudanzas no puede calcular un precio sin la planta, el número de habitaciones y la fecha; una clínica no puede reservar sin saber el tratamiento. "Información a recopilar" convierte eso en una lista de verificación que tu AI sigue, haciendo una o dos preguntas a la vez, en el orden que tú elijas. No cotizará un precio ni hará una reserva hasta tener todo — y si la conversación se estanca, puede enviar al cliente un enlace a un formulario sencillo. Todo lo recopilado se guarda en el registro de contacto del cliente, para que luego puedas encontrarlo.
Funciones
Durante el cuestionario
Estos permisos se aplican desde la primera pregunta hasta que termina la recopilación, aunque falten respuestas o fotos obligatorias.
Crear con AI
Pega los detalles que necesitas de los clientes —o descríbelos con tus propias palabras— y todo el intake se redacta por ti: las preguntas, su orden, cualquier regla de «solo preguntar si», y qué ocurre cuando se completa. Luego puedes ajustar cualquier cosa manualmente, o decirle a la AI qué cambiar y editará el borrador en lugar de empezar de cero.
Cuándo preguntar
Elige qué inicia la recogida: que el cliente pregunte por algo concreto (descríbelo con tus palabras y unos ejemplos), cada conversación nueva o solo cuando lo envíes tú desde la bandeja de entrada. Después elige en qué canales funciona: todos o solo algunos; por ejemplo, un formulario solo para la web y otro solo para creadores en Instagram.
Tus preguntas, en tu orden
Añade cada dato que necesitas y arrástralo para ordenarlo — ese es exactamente el orden en que tu AI lo preguntará. Cada uno puede ser una respuesta breve, un número, una fecha, una lista de opciones, un sí/no o una foto.
Preguntar solo cuando sea relevante
Añade una regla de "Solo preguntar si…" a cualquier pregunta para que se omita cuando no aplique. Pregunta por un elevador exterior solo cuando no haya ascensor, por ejemplo — el cliente nunca verá preguntas sin sentido.
Ritmo natural
Elige cuántas preguntas van en un solo mensaje. Si el cliente se desvía del tema, tu AI le responde brevemente y lo reconduce; si guarda silencio, mantiene todo corto. Nunca atrapa a nadie en un bucle.
Omite lo que ya sabes
Tu IA nunca pide un dato que ya tiene. Si el e-mail o el teléfono del cliente están en su ficha de contacto, o escribe desde una cuenta de Instagram, TikTok o Telegram, esas respuestas se rellenan solas y solo se pregunta lo que falta. El nombre solo se reutiliza si lo dio el propio cliente. Desactiva "Rellenar con lo que sabemos" en una pregunta si quieres que la escriban de nuevo.
Un enlace a formulario cuando el chat no funciona
Si la recopilación por chat se atasca, tu AI puede enviar un enlace seguro a un formulario con tu marca y las preguntas que faltan. Funciona en cualquier canal, lleva tu logo y retoma exactamente donde se quedó el chat.
Qué pasa después
Decide qué hace tu AI una vez que tenga todo: avisarte y dejar que una persona tome el relevo, permitir que la AI dé un precio, ofrecer una reserva o simplemente guardar las respuestas.
Guardar en el contacto
Activa "Guardar en el contacto" para cualquier pregunta y la respuesta se almacenará en el registro de contacto de ese cliente, para que luego puedas filtrarla y buscarla.
Tareas comunes
Crear un intake con AI
Acerca de 2 min- Abre Work → Info to collect y selecciona «Create with AI».
- Pega tus requisitos (una lista, un formulario antiguo, un brief de cliente) o describe qué quieres recopilar — funciona en cualquier idioma.
- Selecciona Generate. El borrador se abre en el editor: revisa las preguntas, reordena o edita lo que quieras.
- ¿Quieres cambios? Vuelve a abrir el diálogo, escribe qué ajustar («haz opcional el teléfono») y selecciona Refine; luego guarda cuando esté bien.
Crea tu primera recopilación
Acerca de 5 min- Ve a Trabajo → Información a recopilar y haz clic en Nueva recopilación.
- Ponle un nombre que solo tú verás, como "Detalles de cotización de mudanza".
- En Cuándo preguntar, describe con tus propias palabras qué dice el cliente para iniciarlo — y añade dos o tres ejemplos reales.
- En Qué preguntar, añade cada dato que necesitas y arrástralo hasta el orden en que quieres que se pregunte.
- En Qué pasa después, elige qué debe hacer tu AI una vez que tenga todo.
- Haz clic en Guardar. Tu AI empezará a usarlo en la siguiente conversación.
Omitir una pregunta cuando no aplique
Acerca de 2 min- Abre la recopilación y haz clic en la pregunta que quieras hacer condicional.
- Activa "Solo preguntar si…".
- Elige una pregunta anterior, selecciona la condición y escribe el valor — por ejemplo: "¿Hay ascensor?" es "No".
Enviar el formulario tú mismo a un cliente
Acerca de 1 min- Abre la conversación en tu bandeja de entrada.
- Abre el menú de acciones y elige Enviar formulario.
- Elige el intake. En el chat del sitio web el formulario se abre ahí mismo; en los demás canales, el cliente recibe un enlace.
Consejos
Preguntas frecuentes
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