Informations à collecter
Assurez-vous que votre IA recueille toujours les informations nécessaires avant d’établir un devis, de réserver ou de passer la main.
Aperçu
Certaines questions ne peuvent pas recevoir de réponse tant que vous ne connaissez pas quelques éléments au préalable. Une entreprise de déménagement ne peut pas chiffrer une prestation sans l’étage, le nombre de pièces et la date ; une clinique ne peut pas prendre de rendez-vous sans connaître le soin. « Informations à collecter » transforme cela en checklist que votre IA suit, une ou deux questions à la fois, dans l’ordre que vous choisissez. Elle ne donnera pas de prix et ne prendra pas de réservation tant qu’elle n’a pas tout — et si la conversation s’interrompt, elle peut envoyer au client un simple lien vers un formulaire à la place. Tout ce qui est collecté est enregistré dans la fiche contact du client, afin que vous puissiez le retrouver plus tard.
Fonctionnalités
Pendant le questionnaire
Ces autorisations s’appliquent dès la première question et jusqu’à la fin de la collecte, même si des réponses ou photos obligatoires manquent.
Créer avec l’IA
Collez les informations à recueillir auprès des clients — ou décrivez-les avec vos propres mots — et l’ensemble du formulaire est rédigé pour vous : les questions, leur ordre, les règles « ne poser que si », et ce qui se passe une fois terminé. Vous pouvez ensuite tout ajuster manuellement, ou demander à l’IA de modifier le brouillon à votre place sans repartir de zéro.
Quand poser les questions
Choisissez ce qui déclenche la collecte : le client pose une question précise (décrivez-la avec vos mots et quelques exemples), chaque nouvelle conversation, ou seulement quand vous l'envoyez vous-même depuis la boîte de réception. Puis choisissez les canaux concernés — tous, ou seulement certains, par exemple un formulaire réservé au site web et un autre réservé aux créateurs sur Instagram.
Vos questions, dans votre ordre
Ajoutez chaque information dont vous avez besoin et faites-les glisser dans l’ordre — c’est exactement l’ordre dans lequel votre IA les posera. Chaque question peut être une réponse courte, un nombre, une date, une liste de choix, une réponse oui/non ou une photo.
Ne poser la question que si c’est pertinent
Ajoutez une règle « Ne demander que si… » à n’importe quelle question pour qu’elle soit ignorée lorsqu’elle ne s’applique pas. Demandez un monte-meubles uniquement s’il n’y a pas d’ascenseur, par exemple — le client ne voit jamais de questions inutiles.
Un rythme naturel
Choisissez combien de questions apparaissent dans un seul message. Si le client s’égare hors sujet, votre IA lui répond brièvement puis le ramène au sujet ; s’il se tait, elle reste concise. Elle ne bloque jamais quelqu’un dans une boucle.
Passe ce que vous savez déjà
Votre IA ne demande jamais une information qu'elle a déjà. Si l'e-mail ou le téléphone du client figure dans sa fiche contact, ou s'il écrit depuis un compte Instagram, TikTok ou Telegram, ces réponses sont remplies automatiquement et seules les manquantes sont demandées. Un nom n'est réutilisé que si le client l'a donné lui-même. Désactivez « Remplir avec ce que nous savons » sur une question si vous voulez qu'elle soit saisie à nouveau.
Un lien vers un formulaire si la discussion ne fonctionne pas
Si la collecte dans le chat bloque, votre IA peut envoyer un lien sécurisé vers un formulaire personnalisé avec les questions restantes. Cela fonctionne sur n’importe quel canal, avec votre logo, et reprend exactement là où la conversation s’était arrêtée.
Et ensuite
Définissez ce que votre IA doit faire une fois qu’elle a tout : vous prévenir et laisser une personne prendre le relais, laisser l’IA donner un prix, proposer une réservation ou simplement enregistrer les réponses.
Enregistré dans le contact
Activez « Enregistrer dans le contact » pour n’importe quelle question et la réponse sera stockée dans la fiche contact de ce client, afin que vous puissiez ensuite la filtrer et la rechercher.
Tâches courantes
Créer un formulaire de collecte avec l’IA
Environ 2 min- Ouvrez Travail → Informations à collecter et sélectionnez « Créer avec l’IA ».
- Collez vos besoins (une liste, un ancien formulaire, un brief client) ou décrivez ce que vous souhaitez collecter — toutes les langues sont acceptées.
- Sélectionnez Générer. Le brouillon s’ouvre dans l’éditeur — vérifiez les questions, réorganisez-les ou modifiez-les.
- Vous voulez des changements ? Rouvrez la boîte de dialogue, indiquez ce qu’il faut ajuster (« rendre le téléphone facultatif ») et sélectionnez Affiner — puis Enregistrer quand tout vous convient.
Créez votre première collecte
Environ 5 min- Allez dans Travail → Informations à collecter et cliquez sur Nouvelle collecte.
- Donnez-lui un nom que vous seul verrez, par exemple « Détails du devis de déménagement ».
- Sous Quand poser les questions, décrivez avec vos propres mots ce que dit le client pour la déclencher — et ajoutez deux ou trois exemples réels.
- Sous Quoi demander, ajoutez chaque information nécessaire et faites-les glisser dans l’ordre souhaité.
- Sous Et ensuite, choisissez ce que votre IA doit faire une fois qu’elle a tout.
- Cliquez sur Enregistrer. Votre IA commencera à l’utiliser dans la conversation suivante.
Ignorer une question quand elle ne s’applique pas
Environ 2 min- Ouvrez la collecte et cliquez sur la question que vous voulez rendre conditionnelle.
- Activez « Ne demander que si… ».
- Choisissez une question précédente, sélectionnez la condition, puis saisissez la valeur — par exemple : « Y a-t-il un ascenseur » est « Non ».
Envoyer vous-même le formulaire à un client
Environ 1 min- Ouvrez la conversation dans votre boîte de réception.
- Ouvrez le menu des actions et choisissez Envoyer le formulaire.
- Choisissez l’intake. Dans le chat du site web, le formulaire s’ouvre directement là ; sur tous les autres canaux, le client reçoit un lien.
Conseils
Questions fréquentes
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